KI Richtlinie im Unternehmen: Verbindliche Spielregeln für den AI Act

Geltungsbereich und Begriffe arbeitsnah festlegen

Die Richtlinie sollte alle beruflichen Nutzungen erfassen, unabhängig davon, ob das Unternehmen das Werkzeug beschafft hat oder Beschäftigte private Konten verwenden. Einzubeziehen sind generative Dienste, Plugins, eingebettete Funktionen, Eigenentwicklungen, automatisierte Analysen und Pilotprojekte. Statt nur Produktnamen aufzuzählen, beschreibt sie Anwendungsfälle und verweist auf eine aktuelle Liste genehmigter Systeme. So bleibt sie auch bei schnellen Versionswechseln handhabbar.

Begriffe müssen Beschäftigten Orientierung geben, ohne den Verordnungstext unzulässig zu verkürzen. Die Richtlinie unterscheidet KI System, Modell, Anbieter, Betreiber und internen Nutzer und erklärt, wann eine Fachprüfung erforderlich ist. Sie stellt klar, dass der Einsatz eines Sprachmodells nicht automatisch jedes Unternehmen zum Anbieter dieses Modells macht. Zweifelsfälle werden nicht durch Selbstklassifikation entschieden, sondern an eine benannte Stelle eskaliert.

• Berufliche Nutzung über Firmen- und Privatkonten gleichermaßen adressieren
• Use Cases und dynamische Positivliste genehmigter Werkzeuge kombinieren
• Unklare Rollen oder Einstufungen an eine Fachstelle leiten

Quellen: [1]

Rote Linien aus Recht und Unternehmensrisiko formulieren

Die Richtlinie muss bereits anwendbare Verbote des Artikels 5 verständlich abbilden, ohne sie zu pauschalisieren. Verbotstatbestände hängen von Voraussetzungen, Zweck und möglichen Ausnahmen ab; daher sind konkrete betriebliche Beispiele und ein verpflichtender Prüfweg sinnvoll. Zusätzlich kann die Unternehmensleitung Nutzungen untersagen, die zwar nicht notwendig unter Artikel 5 fallen, aber wegen Sicherheits-, Geheimnis-, Arbeits- oder Reputationsrisiken nicht akzeptiert werden.

Am Stichtag gelten die ursprünglichen Verbote seit 2. Februar 2025. Die durch die Verordnung (EU) 2026/1744 ergänzten Verbote zu bestimmten nicht einvernehmlichen intimen Darstellungen und Material über sexuellen Kindesmissbrauch werden ab 2. Dezember 2026 anwendbar. Die Richtlinie sollte den künftigen Termin und interne Nulltoleranzregeln auseinanderhalten. So entsteht keine falsche Aussage darüber, welche unionsrechtliche Norm bereits gilt.

• Gesetzliche Verbote tatbestandsbezogen und mit Beispielen erläutern
• Zusätzliche interne Verbote ausdrücklich als Unternehmensregel kennzeichnen
• Künftige Anwendungsdaten sichtbar von bereits geltendem Recht trennen

Quellen: [1] [2] [4]

Daten, Eingaben und Ausgaben risikobasiert regeln

Beschäftigte brauchen klare Eingaberegeln. Vertrauliche Geschäftsgeheimnisse, personenbezogene Daten, besondere Kategorien und urheberrechtlich geschützte Inhalte dürfen nur verarbeitet werden, wenn Werkzeug, Zweck, Rechtsgrundlage und Schutzmaßnahmen dafür freigegeben sind. Die Richtlinie sollte sichere Alternativen nennen und deutlich machen, dass Anonymisierung mehr als das Entfernen eines Namens verlangt. Technische Sperren und Zugriffsrechte müssen die schriftlichen Regeln unterstützen.

Für Ausgaben sind Plausibilitätsprüfung, Quellenkontrolle und angemessene menschliche Entscheidung festzulegen. Das erforderliche Prüfmaß richtet sich nach Verwendungszweck und Folgen; ein interner Ideenvorschlag ist anders zu behandeln als eine Kundeninformation oder Personalentscheidung. Beschäftigte müssen Fehler dokumentieren und dürfen erfundene Quellen oder unsichere Ergebnisse nicht als bestätigte Tatsachen weitergeben. Bei hohem Risiko ist eine zweite Freigabe oder Fachprüfung vorzusehen.

• Datenkategorien mit erlaubten Werkzeugen und Zwecken verknüpfen
• Prüftiefe für Ausgaben nach Wirkung und Adressaten staffeln
• Technische Kontrollen, Arbeitsanweisung und Eskalation aufeinander abstimmen

Quellen: [1] [5]

Transparenz und menschliche Kontrolle konkret umsetzen

Artikel 50 unterscheidet mehrere Pflichten nach Rolle und Inhalt. Anbieter müssen bei direkter Interaktion unter den gesetzlichen Voraussetzungen Erkennbarkeit sicherstellen und bestimmte synthetische Ausgaben maschinenlesbar kennzeichnen. Betreiber haben unter anderem besondere Offenlegungspflichten bei Deepfakes sowie bestimmten Texten zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse. Eine pauschale Regel, jeder KI Inhalt müsse sichtbar gekennzeichnet werden, bildet diese Unterschiede und Ausnahmen nicht korrekt ab.

Die Richtlinie sollte für die im Unternehmen relevanten Fälle festlegen, wer Kennzeichnung oder Offenlegung prüft, welche Form verwendet und welcher Nachweis gespeichert wird. Seit 2. August 2026 gilt Artikel 50 grundsätzlich; nur für Artikel 50 Absatz 2 besteht bei bestimmten vor diesem Datum in Verkehr gebrachten Systemen eine Übergangsfrist bis 2. Dezember 2026. Menschliche Kontrolle ist daneben mit Zeit, Kompetenz und realer Änderungsbefugnis auszustatten.

• Anbieter- und Betreiberpflichten in getrennte Arbeitsabläufe übersetzen
• Kennzeichnungsentscheidung, Form und Nachweis eindeutig zuweisen
• Menschliche Kontrolle mit Information und Abweichungsbefugnis ausstatten

Quellen: [1] [2] [5]

Freigaben, Ausnahmen und Vorfälle steuerbar machen

Ein verständlicher Freigabeweg nennt Eingangsstelle, benötigte Angaben, Prüffunktionen, Entscheidungsbefugnis und erwartbare Bearbeitungszeit. Niedrigrisikofälle können anhand definierter Kriterien vorab genehmigt werden; sensible Daten, Personenauswirkungen, neue Außenkommunikation oder wesentliche Automatisierung lösen vertiefte Prüfung aus. Ausnahmen sind schriftlich zu begründen, zu befristen und mit Kontrollen zu versehen. Eine informelle Zustimmung einer beliebigen Führungskraft darf den Prozess nicht ersetzen.

Für Fehler, Beschwerden und Sicherheitsereignisse braucht es einen leicht erreichbaren Meldekanal. Die Richtlinie benennt Sofortmaßnahmen, etwa Nutzung aussetzen, keine weiteren Daten eingeben und Beweise nicht eigenmächtig löschen. Sie bestimmt, wann Datenschutz, Informationssicherheit, Recht, HR oder Leitung zu informieren sind. Meldende Beschäftigte sollen keine abschließende Rechtsbewertung leisten müssen; entscheidend ist die frühe Erfassung möglicher Schäden und Beinahevorfälle.

• Prüfweg mit Kriterien, Verantwortlichen und Bearbeitungszeit veröffentlichen
• Ausnahmen nur begründet, befristet und kontrolliert zulassen
• Niederschwellige Vorfallmeldung mit klaren Sofortmaßnahmen verbinden

Quellen: [1] [4]

Kompetenzmaßnahmen nach Artikel 4 angemessen gestalten

Artikel 4 wurde durch die Verordnung (EU) 2026/1744 neu gefasst. Anbieter und Betreiber müssen Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit Betrieb oder Nutzung von KI Systemen befasst sind. Zu berücksichtigen sind insbesondere technische Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung, Einsatzkontext und betroffene Personengruppen. Weder eine unionsweit bestimmte Standardausbildung noch ein Zertifikat ist vorgeschrieben.

Die Umsetzung beginnt mit Zielgruppen: allgemeine Nutzer, Freigabestellen, Entwickler, Einkauf, HR, Kontrollfunktionen und Leitung benötigen unterschiedliche Inhalte. Maßnahmen können Schulungen, Kurzleitfäden, Übungen, Sprechstunden, technische Hinweise und fallbezogenes Coaching verbinden. Das Unternehmen muss kein bestimmtes Niveau jeder einzelnen Person garantieren, sollte aber Ziel, Teilnahme, Verständnisprüfung und Verbesserungen nachvollziehbar dokumentieren. Die Policy allein ersetzt keine kontextbezogene Befähigung.

• Zielgruppen nach Aufgabe, Vorwissen und möglicher Wirkung unterscheiden
• Schulung mit Arbeitsmitteln, Übungen und erreichbarer Beratung kombinieren
• Maßnahmen und Verbesserungen nachweisen, ohne Erfolgsgarantie zu behaupten

Quellen: [2] [3]

Einführung, Arbeitsrecht und Aktualisierung organisieren

Vor Inkraftsetzung sind Datenschutz, Informationssicherheit, bestehende Policies, Arbeitsverträge und mögliche Beteiligungsrechte abzugleichen. Für österreichische Betriebe kann je nach Inhalt und Umsetzung die Einbindung des Betriebsrats erforderlich sein; diese Frage ist im konkreten Fall arbeitsrechtlich zu prüfen. Die Richtlinie wird über zugängliche Kanäle veröffentlicht, Änderungen werden aktiv kommuniziert und Kenntnisnahmen dort dokumentiert, wo dies rechtlich zulässig und organisatorisch sinnvoll ist.

Ein benannter Policy Owner prüft die Richtlinie turnusmäßig und bei Auslösern wie Rechtsänderungen, neuen Leitlinien, Systemwechseln, Vorfällen oder wiederkehrenden Fragen. Versionsnummer, Freigabedatum und Übergangsregeln verhindern widersprüchliche Fassungen. Wirksamkeit zeigt sich nicht an der Zahl bestätigter Lesebestätigungen, sondern an weniger ungeklärter Nutzung, besseren Meldungen, zeitgerechten Freigaben und behobenen Kontrolllücken. Auch eine gute Richtlinie garantiert keine vollständige Rechtskonformität.

• Betriebliche Beteiligungsrechte und bestehende Regelwerke vorab prüfen
• Policy Owner, Versionierung und anlassbezogene Aktualisierung festlegen
• Wirksamkeit anhand von Verhalten, Meldungen und Kontrollbefunden messen

Quellen: [1] [2]

Häufige Fragen